Uutiskirjeen päätyminen roskapostikansioon on harmillista: vastaanottaja voi saada huonon vaikutelman yrityksestä, mikä on tietenkin myös yrityksen voitoista ja imagosta pois. Lisäksi luottamus lähettäjän mahdollisesti käyttämään sähköpostitusjärjestelmään kärsii. Miksi yrityksen uutiskirjeet sitten päätyvät roskapostiin?

Lopullista syytä viestin roskakoriin päätymiseen ei saada läheskään aina aukottomasti selville – ammattilaisetkin pitävät tätä pimeänä noituutena. Tämä johtuu mm. olosuhteiden kontrollin puutteesta, mahdollisten ongelmakohtien määrästä sekä venyneestä sodasta roskapostia (ns. spam) vastaan. Olosuhteita on taas vaikea kontrolloida, koska uutiskirje saattaa kulkea yllättävänkin monen palvelimen kautta, ennen kuin se päätyy vastaanottajan postilaatikkoon.

Uutiskirjeet saavat spämmipisteitä

Tärkeimmät etapit sähköpostin matkalla ovat lähettäjän ja erityisesti vastaanottajan sähköpostipalvelimet (= tietokoneet, jotka lähettävät/vastaanottavat/välittävät/varastoivat sähköposteja). Palvelimet tekevät sähköposteille testejä, joilla ne luokittelevat sähköposteja hieman kärjistetysti joko spämmiksi tai normaaliksi postiksi. Sähköposti sisältää oikeasti paljon enemmän tietoa kuin kirjoitusikkuna antaa ymmärtää, kuten esimerkiksi teknistä tietoa.

Iso osa testeistä antaa viestille jonkin määrän ns. spämmipisteitä, joiden liiallinen määrä vie viestin roskapostikansioon, mikäli viesti ei ollut jo muista syistä päätymässä sinne. Pisteytysjärjestelmät voivat vaihdella tietokoneiden ja siten myös vastaanottajien välillä. Samoja testejä ei sovelleta aina, ja niitä voidaan tehdä toisistaan riippuen; tietyn testijoukon testien (epä)onnistuminen johtaa toisen testijoukon testien soveltamiseen, mikä voi mahdollisesti johtaa uusiin testeihin jne. Testien sovelluslogiikka ei myöskään ole julkista, koska muuten roskapostittajat voisivat kiertää ne helpommin.

Vastaanottajakohtaisista vaihteluista johtuen asiallinenkin viesti voi siis päätyä joillakin vastaanottajilla roskapostiin, vaikka se yleensä menisi läpi ja itse viestille ei tehtäisi mitään muutoksia.

Miten välttää viestin joutuminen roskapostiin?

Palvelimet tarkkailevat esimerkiksi seuraavia tekijöitä:

  • Onko viestissä epäilyttäviä sanoja/fraaseja?
  • Onko viestissä liian suuri kuva tekstin määrään nähden?
  • Koostuuko viesti vain ja ainoastaan yhdestä kuvasta?
  • Onko viestissä epäilyttäviä linkkejä?
  • Millainen lähettäjän ns. lähetysmaine on?

Siksi kannattaa ennen lähetystä varmistaa, että viesti on näiltä osin kunnossa.

Erillistä sähköpostitusohjelmistoa käytettäessä edellä mainitsematta jätettyjen teknisempien asioiden tulisi olla kunnossa jo konepellin alla. Ohjelmistotkaan eivät kuitenkaan kykene ihmeisiin, mikäli loppukäyttäjän tuottama sisältö tai lähetysmaine ovat retuperällä. Yksi tärkeimmistä lähetysmainetta ylläpitävistä asioista on ajantasainen, oikeista sähköpostiosoitteista koostuva postituslista, joka koostuu sellaisista vastaanottajista, jotka ovat antaneet suostumuksensa uutiskirjeiden vastaanottamiseen. Kuluttajakaupassa listan tulee olla myös itse kerätty – ostettujen listojen käyttö on laitonta ja lähetysmaineelle haitallista. Viestin sisällössä ja varsinkin otsikossa taas tulee välttää roskapostille ominaisia fraaseja, sekä noudattaa malttia kuvien kanssa. Kaikkea tekstiä ei myöskään kannata rakentaa kuvan sisään.

Vuosien saatossa roskapostittajat ovat tulleet aina vain ovelimmiksi ja röyhkeämmiksi, mikä on taas ruokkinut suodattimien kehitystä. Tämä taas nostaa väärin spämmiksi merkittyjen viestien määrää. Idioottivarmaa reseptiä roskapostisuodattimen välttämiseen ei ole, mutta oikeanlainen, laadukas sisältö sekä postituslistan ajantasaisuus ovat tärkeitä tekijöitä onnistumisen kannalta.