Toimitukset ja toimittajat saavat kymmeniä tai jopa satoja tiedotteita päivässä. Tästä massasta erottuminen on ensiarvoisen tärkeää, jotta tiedotteesi ylittää uutiskynnyksen. Aiheen pitää olla mielenkiintoinen ja/tai ajankohtainen ja tiedotteen pääviestin selkeästi esillä. Lehdistötiedote kannattaa kirjoittaa rakenteeltaan selkeästi ja johdonmukaisesti sekä mahdollisimman julkaisuvalmiiseen muotoon.
Hyvän tiedotteen ABC
Yleisesti lehdistötiedotteen maksimipituutena pidetään A4-sivun pituutta. Toimittajat arvostavat ytimekkyyttä, joten jaarittelu kannattaa unohtaa ja pitää sen sijaan asia tiiviinä, selkeänä ja uskottavana. Unohda myös mainoslauseet; lehdistötiedotteen tyyli on mitä suurimmissa määrin informatiivinen.
Rakenne pääpiirteittäin
1. Herätä mielenkiinto otsikolla (ja ingressillä).
2. Avaa aihetta tarkemmin ja syvällisemmin.
3. Lisää loppuun yhteystiedot sekä yritysesittely, linkit ja mahdolliset kuvat ja videot.
Herätä mielenkiinto
Lehdistötiedotteen tärkein vaihe on mielenkiinnon herättäminen. Jo otsikko voi vaikuttaa siihen, luetaanko tiedote vai meneekö se suoraan roskiin – esitä siis ydinasia jo otsikossa ja varmista, että otsikko vastaa muuta sisältöä. Vältä myös turhaa mainosmaisuutta.
Koska lehdistötiedote on napakka ja ytimekäs, toisinaan ingressi eli johdanto voidaan jättää kokonaan pois. Joskus taas aihe vaatii mielenkiinnon herättämiseksi lyhyen ingressin, jossa kerrotaan parilla lauseella tiedotteen ydinviesti ja tiedotteen lähettämisen tarkoitus.
Avaa aihetta tarkemmin ja syvällisemmin
Lehdistötiedotteen seuraavissa kappaleissa tarkennetaan otsikon ja mahdollisen ingressin sisältöä. Lehdistötiedotteen aihetta syvennetään ja aiheesta kerrotaan laajemmin ja yksityiskohtaisemmin.
Lukujen ja sitaattien käyttö lisää lehdistötiedotteen uskottavuutta, kiinnostavuutta ja luotettavuutta. Luvut ovat oiva tehokeino vakuuttamaan aiheen merkittävyydestä, ja sitaatit antavat luotettavan kuvan aiheesta, varsinkin jos sitaatti on aiheen asiantuntijalta.
Lisää loppuun yhteystiedot ja esittely
Lehdistötiedotteessa pitää olla yrityksen kontaktihenkilön yhteystiedot. Uutiskynnyksen ylittävään aiheeseen toimittajat mielellään haluavat vielä esittää tarkentavia kysymyksiä, joten on hyvä varmistaa, että kontaktihenkilöllä on resursseja vastata toimittajien yhteydenottoihin.
Vasta yhteystietojen jälkeen lisätään lyhyt esittely yrityksestä sekä aiheeseen liittyvät linkit. Kuvat, videot, tutkimustulokset, raportit ja muut aiheeseen liittyvät linkit täydentävät tiedotetta.
Milloin tiedote kannattaa lähettää?
Hyväkin tiedote voi jäädä huomiotta, jos se lähetetään väärään aikaan. Vaikka uutisia julkaistaan nykyään ympäri vuorokautta, oikealla ajankohdalla voit parantaa tiedotteen läpimenoa.
Maanantait ovat toimituksissa pääsääntöisesti hiljaisempia ajankohtia uutistarjonnan ja tiedotteiden suhteen. Silloin on suurempi mahdollisuus saada tiedotteen aihe läpi. Yleensä lehdistötiedote kannattaa lähettää aikaisin aamulla. Näin toimitusten aamupalaverit ovat vielä pitämättä, ja tiedote voi päästä päivän kirjoitettuihin aiheisiin. Jos uutistoimitukset katsovat, että tiedotteen aiheesta on pidempään ja syvällisempään juttuun, toimituksilla on aikaa kirjoittaa.
Myös ajankohdan muu uutistarjonta kannattaa ottaa huomioon. Tiedote voi jäädä julkaisematta, jos menossa on joku iso uutistapahtuma. Esimerkiksi vaalien aikaan toimituksissa on valmiiksi kiire ja hyväkin tiedote voi jäädä silloin huomioimatta. Ei ole siis yhdentekevää, milloin tiedotteen lähettää.
Embargo
Embargo eli julkaisuvapaa kertoo ajan, jolloin tieto on vapaa julkaistavaksi. Embargoa käytetään, kun tiedotusvälineille halutaan antaa aikaa tutustua aineistoihin etukäteen. Joskus aineistot voivat olla niin laajoja ja monimutkaisia, että tiedotusvälineet eivät pysty tai ehdi noukkimaan olennaista tietoa muuten kuin tutustumalla aineistoon etukäteen. Usein laajoissa aineistoissa myös taustoittaminen on tärkeää, ja embargo-sopimuksella siihen annetaan tiedotusvälineille mahdollisuus.
Tutkimustulokset, raportit ja kirjat ovat usein embargollisia aineistoja. Embargo ei ole muodollinen sopimus vaan ajan myötä viestinnässä muodostunut käytäntö. Embargo raukeaa, jos embargoidun aineiston tietoja on julkaistu joissain muissa medioissa tai ne ovat muuten julkisia esimerkiksi internetissä.
Lue myös muut blogimme aiheesta:
Lehdistötiedote osaksi toimivaa yritysviestintää
Tiedotejakelupalvelulla parhaat tulokset viestin läpimenoon
Lehdistötiedote osaksi toimivaa yritysviestintää
Yrityksen tuote, toiminta tai tapahtuma voi olla loistava, mutta ellei siitä viestitä yrityksen ulkopuolelle, kehittyminen on hidasta. Hyvä tarina kaipaa aina yleisöä, kuulijoita, näkijöitä. Se voidaan luoda yrityksen historian tai yhtä lailla liukuhihnalla työskentelevän vuorikiipeilijän kautta, mutta kertojan yritys tarvitsee.
Lehdistötiedote on kerronnan keinoista toimivin. Tiedotusvälineille ja nykyään myös bloggaajille lähetään teksti, joka on tarkoitettu uutisen pohjaksi. Pääsääntöisesti lehdistötiedotteita lähettävät toimituksille, toimittajille ja bloggaajille eri organisaatiot, kuten yritykset, yhdistykset ja järjestöt. Lehdistötiedotteet ovat keskeinen osa organisaatioiden ulkoista viestintää.
Sosiaalisen median räjähdysmäisen kasvun myötä ehdittiin jo luulla, että lehdistötiedotteet ovat tiensä päässä. Todellisuudessa ne ovat edelleen pätevä työkalu niin yritysviestinnän tehostamiseen kuin mainostamiseenkin.
Edullinen ja helppo tapa viestiä
Lehdistötiedote on edullinen ja helppo tapa saada yrityksesi viesti esille laajalle asiakaskunnalle. Helposti ajatellaan, että eihän meillä ole tiedotettavaa tai asia on liian vähäpätöinen tiedotteen laatimiselle. Tästä ajattelutavasta kannattaa luopua ja ottaa lehdistötiedotteet osaksi yrityksen jatkuvaa markkinointia. Mediaa kiinnostaa yrityskauppojen lisäksi myös tarinat ja ihmiset.
Lehdistötiedotteet lähetetään usein sähköpostilla toimituksiin sekä suoraan toimittajille ja bloggaajille. Jos tarvitaan laaja postitus esimerkiksi valtakunnallisesti ja alan lehdistölle, toimitus- ja toimittajarekisterin rakentaminen vaatii melkoisesti aikaa ja vaivaa. Siksi kannattaa hyödyntää tiedonjakelupalveluita, jotka auttavat oikeiden kohdemedioiden löytämisessä. Yleensä näillä palveluilla on myös seurantatyökalut. Raportista nähdään, mitkä toimitukset, toimittajat tai bloggaajat ovat lukeneet tiedotteen.
Mediahuomio tuo uskottavuutta
Yleensä lehdistötiedote lähetetään, kun on jokin ajankohtainen tapahtuma, jolla tiedotteen lähettäjän oman arvion mukaan on uutisarvoa. Tiedotteen lähettäjä pyrkii saamaan myönteistä julkisuutta jollekin asialle, tuotteelle tai palvelulle. Myös kriisiviestinnässä käytetään lehdistötiedotetta.
Juttu sanoma- tai verkkolehdessä on aina vaikuttavampi kuin se, että toisit viestiäsi esille vain yrityksesi verkkosivuilla, sosiaalisen median eri kanavissa tai maksetuissa mainoksissa. Mediahuomio tuo uskottavuutta yrityksellesi ja näkyy nopeasti kassavirrassa.
Paikallis- ja ammattilehdillä on usein pula kiinnostavista uutisista, tarinoista ja puheenaiheista, eikä uutiskynnys ole korkealla. Vaikka kaikki tiedotteet eivät päätyisikään suoraan lehteen, säännöllisellä tiedottamisella lisätään median kiinnostusta. Suuremman jutun teon mahdollisuus kasvaa, kun yrityksesi nimi jää tiedotteen vastaanottajan mieleen. Tiedottamisen avulla luodaan suhteita mediaan ja mediasuhde kehittyy orgaanisesti ja mahdollistaa merkityksellisen yhteistyön tekemisen mediatoimijoiden kanssa.
Säännöllisellä tiedottamisella on suuri vaikutus median edustajien muistijälkeen.
Kiinnostuitko? Lue alta lisää lehdistötiedotteen ja mediaseurannan palveluistamme.
Tiedotejakelupalvelulla parhaat tulokset viestin läpimenoon
Kaipaako yrityksesi viesti kuulijoita? Tiedotejakelupalvelulla tavoitat kattavasti toimitukset, toimittajat ja bloggaajat. Sama viesti löytää kätevästi myös omat kontaktisi ja sidosryhmäsi, ja viestin tarkka kohdentaminen takaa sen, että viesti tavoittaa yleisönsä. Tiedotejakelupalvelun kautta lähetetyt tiedotteet näkyvät hakukoneissa, tiedonjakelupalvelun viestintäkanavissa ja somekanavissa sekä omissa uutispaikoissa ja somekanavissa. Eri tiedonjakelupalvelut jakavat tiedotteita usein myös heidän palveluunsa kuuluvien lehtien verkkosivuilla.
Tiedotejakelupalvelun mediaseurannalla lyömätöntä etua
Mediaseurannalla seurataan tiedotteen samaa vastaanottoa. Sen avulla saadaan selville, kuka sähköpostin vastaanottajista avasi tiedotteen, mikä on sähköpostin avausprosentti, missä tiedote on julkaistu, kuinka monta kertaa tiedotetta on katseltu ja mistä tiedote on löydetty. Tiedotejakelupalvelun seuranta- ja analyysityökaluilla pysyt ajan tasalla siitä, mitä brändistäsi puhutaan uutismedioissa ja sosiaalisissa medioissa, ja saat tietoa siitä, mihin suuntaan ulkoista viestintää kannattaa viedä.
Tiedotejakelupalvelun kautta saadaan otettua käyttöön myös julkisuus-, kilpailija- ja toimialaseuranta. Kilpailija-analyysilla ja kilpailijoiden medianäkyvyyden seurannalla brändiä pystytään vertaamaan kilpailijoihin uutisvirrassa sekä sosiaalisen median kanavissa. Toimiala- analyysilla ja -seurannalla pysyt kärryillä alasi nykyisistä ja nousevista trendeistä.
Syitä hyödyntää tiedotejakelupalvelua
1) Tiedotejakelupalvelun kautta lähetetyt lehdistötiedotteet löytävät tehokkaammin oikeat ja relevantit toimitukset, toimittajat ja bloggaajat sekä printti- että verkkopuolelta. Tiedotejakelupalvelu kerää tarvittavia yhteystietoja ja päivittää niitä jatkuvasti. Yhteystiedot pysyvät siis ajan tasalla.
2) Lehdistötiedotteessa mukana olevat kuvat ja muut tiedostot ladataan tiedotejakelupalvelun palvelimelle, ja ne näkyvät tiedotteessa linkkeinä. Toimitusten, toimittajien ja bloggaajien sähköpostit eivät näin mene tukkoon liian suurien liitetiedostojen vuoksi. Lähettämisen jälkeen saadaan raportti siitä, mitkä toimitukset, toimittajat ja bloggaajat ovat lukeneet tiedotteen.
3) Tiedotejakelupalvelun kattavat media- ja someseurannat kertovat, milloin, missä ja mitä yrityksestäsi uutisoidaan tai millaista keskustelua yrityksestäsi käydään. Niistä saadaan kattava raportti kuukausi- tai viikkotasolla ja voidaan analysoida tuloksia. Raporttien kautta saadaan tukeva perusta seuraavien kampanjoiden rakentamiseen. Analyysit auttavat myös sisäisessä viestinnässä.
4) Tiedotejakelupalvelu mahdollistaa oman toimiala- ja kilpailija-analyysin laatimisen. Voit helposti seurata, mitä kilpailijoistasi uutisoidaan, millaisista aiheista kilpailijasi tiedottavat ja millaiset aiheet ovat kulloinkin pinnalla. Samalla pysyt ajan tasalla toimialasi trendeistä ja tulevaisuuden näkymistä.