Toimitukset ja toimittajat saavat kymmeniä tai jopa satoja tiedotteita päivässä. Tästä massasta erottuminen on ensiarvoisen tärkeää, jotta tiedotteesi ylittää uutiskynnyksen. Aiheen pitää olla mielenkiintoinen ja/tai ajankohtainen ja tiedotteen pääviestin selkeästi esillä. Lehdistötiedote kannattaa kirjoittaa rakenteeltaan selkeästi ja johdonmukaisesti sekä mahdollisimman julkaisuvalmiiseen muotoon.

Hyvän tiedotteen ABC

Yleisesti lehdistötiedotteen maksimipituutena pidetään A4-sivun pituutta. Toimittajat arvostavat ytimekkyyttä, joten jaarittelu kannattaa unohtaa ja pitää sen sijaan asia tiiviinä, selkeänä ja uskottavana. Unohda myös mainoslauseet; lehdistötiedotteen tyyli on mitä suurimmissa määrin informatiivinen.

Rakenne pääpiirteittäin

1. Herätä mielenkiinto otsikolla (ja ingressillä).
2. Avaa aihetta tarkemmin ja syvällisemmin.
3. Lisää loppuun yhteystiedot sekä yritysesittely, linkit ja mahdolliset kuvat ja videot.

Herätä mielenkiinto

Lehdistötiedotteen tärkein vaihe on mielenkiinnon herättäminen. Jo otsikko voi vaikuttaa siihen, luetaanko tiedote vai meneekö se suoraan roskiin – esitä siis ydinasia jo otsikossa ja varmista, että otsikko vastaa muuta sisältöä. Vältä myös turhaa mainosmaisuutta.

Koska lehdistötiedote on napakka ja ytimekäs, toisinaan ingressi eli johdanto voidaan jättää kokonaan pois. Joskus taas aihe vaatii mielenkiinnon herättämiseksi lyhyen ingressin, jossa kerrotaan parilla lauseella tiedotteen ydinviesti ja tiedotteen lähettämisen tarkoitus.

Avaa aihetta tarkemmin ja syvällisemmin

Lehdistötiedotteen seuraavissa kappaleissa tarkennetaan otsikon ja mahdollisen ingressin sisältöä. Lehdistötiedotteen aihetta syvennetään ja aiheesta kerrotaan laajemmin ja yksityiskohtaisemmin.

Lukujen ja sitaattien käyttö lisää lehdistötiedotteen uskottavuutta, kiinnostavuutta ja luotettavuutta. Luvut ovat oiva tehokeino vakuuttamaan aiheen merkittävyydestä, ja sitaatit antavat luotettavan kuvan aiheesta, varsinkin jos sitaatti on aiheen asiantuntijalta.

Lisää loppuun yhteystiedot ja esittely

Lehdistötiedotteessa pitää olla yrityksen kontaktihenkilön yhteystiedot. Uutiskynnyksen ylittävään aiheeseen toimittajat mielellään haluavat vielä esittää tarkentavia kysymyksiä, joten on hyvä varmistaa, että kontaktihenkilöllä on resursseja vastata toimittajien yhteydenottoihin.

Vasta yhteystietojen jälkeen lisätään lyhyt esittely yrityksestä sekä aiheeseen liittyvät linkit. Kuvat, videot, tutkimustulokset, raportit ja muut aiheeseen liittyvät linkit täydentävät tiedotetta.

Milloin tiedote kannattaa lähettää?

Hyväkin tiedote voi jäädä huomiotta, jos se lähetetään väärään aikaan. Vaikka uutisia julkaistaan nykyään ympäri vuorokautta, oikealla ajankohdalla voit parantaa tiedotteen läpimenoa.

Maanantait ovat toimituksissa pääsääntöisesti hiljaisempia ajankohtia uutistarjonnan ja tiedotteiden suhteen. Silloin on suurempi mahdollisuus saada tiedotteen aihe läpi. Yleensä lehdistötiedote kannattaa lähettää aikaisin aamulla. Näin toimitusten aamupalaverit ovat vielä pitämättä, ja tiedote voi päästä päivän kirjoitettuihin aiheisiin. Jos uutistoimitukset katsovat, että tiedotteen aiheesta on pidempään ja syvällisempään juttuun, toimituksilla on aikaa kirjoittaa.

Myös ajankohdan muu uutistarjonta kannattaa ottaa huomioon. Tiedote voi jäädä julkaisematta, jos menossa on joku iso uutistapahtuma. Esimerkiksi vaalien aikaan toimituksissa on valmiiksi kiire ja hyväkin tiedote voi jäädä silloin huomioimatta. Ei ole siis yhdentekevää, milloin tiedotteen lähettää.

Embargo

Embargo eli julkaisuvapaa kertoo ajan, jolloin tieto on vapaa julkaistavaksi. Embargoa käytetään, kun tiedotusvälineille halutaan antaa aikaa tutustua aineistoihin etukäteen. Joskus aineistot voivat olla niin laajoja ja monimutkaisia, että tiedotusvälineet eivät pysty tai ehdi noukkimaan olennaista tietoa muuten kuin tutustumalla aineistoon etukäteen. Usein laajoissa aineistoissa myös taustoittaminen on tärkeää, ja embargo-sopimuksella siihen annetaan tiedotusvälineille mahdollisuus.

Tutkimustulokset, raportit ja kirjat ovat usein embargollisia aineistoja. Embargo ei ole muodollinen sopimus vaan ajan myötä viestinnässä muodostunut käytäntö. Embargo raukeaa, jos embargoidun aineiston tietoja on julkaistu joissain muissa medioissa tai ne ovat muuten julkisia esimerkiksi internetissä.

Lue myös muut blogimme aiheesta:

Lehdistötiedote osaksi toimivaa yritysviestintää

Tiedotejakelupalvelulla parhaat tulokset viestin läpimenoon

lue lisää lehdistötiedotteesta Lataa lehdistötiedotteen opas tästä!

Marko Savolainen
Account manager

marko@kanava.to

045 260 0616

Jos haluat jatkossa lukea markkinoinnin eri aihealueita käsitteleviä blogejamme uunituoreena, klikkaa allaolevaa linkkiä ja valitse mistä aiheista haluat saada uutiskirjeet suoraan sähköpostiisi.
×