Sähköposti on tärkeä osa modernin verkkokaupan asiakaskokemusta. Normaalisti asiakas tekee tilauksen, saa siitä tilausvahvistuksen sähköpostiinsa ja kaikki on hyvin. Tyytyväisimmät saattavat jopa tilata uutiskirjeen. Joskus kuitenkin sähköpostit eivät kulkeudu vastaanottajan postilaatikkoon asti. Viesti voi esimerkiksi hukkua matkalle tai päätyä vastaanottajan roskapostilaatikkoon. Miksi näin käy ja onko jotakin tehtävissä?
Tunne alustasi ja tarkista asetuksesi
Yleensä ihmisen tuottama sähköposti kulkee erillisen sähköpostipalvelimen kautta nk. SMTP-protokollan välityksellä. SMTP eroaa muista ”alkeellisemmista” vaihtoehdoista esimerkiksi siten, että sähköpostin lähettäjällä on aina olemassa oleva sähköpostilaatikko jollakin sähköpostipalvelimella, joka vastaa viestin eteenpäin välittämisestä. Lisäksi lähettäjä autentikoidaan sähköpostia lähetettäessä.
Muissa vaihtoehdoissa ei tapahdu vastaavaa autentikointia, ja pahimmassa tapauksessa lähettäjänä toimivaa sähköpostiosoitetta ei ole edes oikeasti olemassa. Molemmat tapaukset herättävät epäluuloja vastaanottavan sähköpostipalvelimen päässä, ja viesti voi siten tulla torjutuksi tai päätyä roskapostiin. Kannattaa siis tarkistaa, että käyttämäsi alusta tukee sähköpostin lähettämistä SMTP:n kautta. Esimerkiksi lisäosaton WordPress ei taivu tähän, eikä Woocommercessakaan ole SMTP-tukea. Tällöin tarvitaan erillinen lisäosa, jonka asetuksiin syötetään viestejä lähettävän sähköpostiosoitteen tiedot. Tämän sähköpostiosoitteen täytyy olla tietenkin myös viestien lähettämisestä vastaavan palvelimen tiedossa, eli kyseisen ”postilaatikon” on oltava olemassa.
Verkkotunnuksellakin on merkitystä
SPF eli Sender Policy Framework on mekanismi, joka on kehitetty estämään sähköpostin lähettäjää esiintymästä mielivaltaisella sähköpostiosoitteella esim. huijaustarkoituksessa, ja sitä koskevia määrityksiä hallinnoidaan ehkä jopa hieman yllättäen verkkotunnuksen nimipalveluhallinnassa.
Yksinkertaistettuna verkkotunnuksen omistaja listaa erikseen palvelimet, joilla on tai ei ole lupaa lähettää sähköpostia kyseisen verkkotunnuksen nimissä. Vastaanottavat sähköpostipalvelimet osaavat tulkita tämän tiedon ja käyttävät sitä päättäessään, mitä kullekin saapuvalle sähköpostille tehdään.
Yleisin ratkaisu lienee sallia lähettäminen käytetyltä sähköpostipalvelimelta sekä siitä IP-osoitteesta, johon verkkotunnuksen liikenne on ohjattu. Lisäksi yleensä kielletään muista IP-osoitteista lähettäminen yhdellä erikoisvalitsimella.
SPF ei ole siinä mielessä pakollinen mekanismi, että sen asetuksia ei ole yleensä asetettu valmiiksi nimipalveluun, eikä näin aina pystyttäisi tekemäänkään eri verkkotunnusten yksilöllisten tarpeiden vuoksi. Kuitenkin vastaanottavat palvelimet torjuvat tai siirtävät roskapostiin yhä useammin viestejä, joissa lähettävä palvelin ei ole SPF-autentikoitu tai lähettäjän verkkotunnukselle ei ole edes määritelty SPF-tietuetta.
SPF-tietue kannattaa siis miettiä huolellisesti kuntoon, jolloin sähköpostien kulkeminen ei jää siitä kiinni. Samalla estät ylimääräisiä osapuolia esiintymästä verkkotunnuksesi nimissä.
Eikä siinä vielä kaikki
Sähköposti voi jäädä saapumatta perille myös muista kuin edellä käsitellyistä syistä. Esimerkiksi SPF ei ole ainoa nimipalveluhallinnan tietue, jolla on merkitystä, ja lisäksi sähköpostin sisällönkin täytyy olla kunnossa. Joissain tapauksissa ongelma voi olla sähköpostipalveluntarjoajan tai vastaanottajan päässä. Ongelmatilanteissa kannattaa olla yhteydessä sekä verkkotunnuksen välittäjään että alustan toimittajaan.
Jäikö jokin asia askarruttamaan? Voin auttaa!
Miksi yrityksen uutiskirje päätyy roskapostiin?
Uutiskirjeen päätyminen roskapostikansioon on harmillista: vastaanottaja voi saada huonon vaikutelman yrityksestä, mikä on tietenkin myös yrityksen voitoista ja imagosta pois. Lisäksi luottamus lähettäjän mahdollisesti käyttämään sähköpostitusjärjestelmään kärsii. Miksi yrityksen uutiskirjeet sitten päätyvät roskapostiin?
Lopullista syytä viestin roskakoriin päätymiseen ei saada läheskään aina aukottomasti selville – ammattilaisetkin pitävät tätä pimeänä noituutena. Tämä johtuu mm. olosuhteiden kontrollin puutteesta, mahdollisten ongelmakohtien määrästä sekä venyneestä sodasta roskapostia (ns. spam) vastaan. Olosuhteita on taas vaikea kontrolloida, koska uutiskirje saattaa kulkea yllättävänkin monen palvelimen kautta, ennen kuin se päätyy vastaanottajan postilaatikkoon.
Uutiskirjeet saavat spämmipisteitä
Tärkeimmät etapit sähköpostin matkalla ovat lähettäjän ja erityisesti vastaanottajan sähköpostipalvelimet (= tietokoneet, jotka lähettävät/vastaanottavat/välittävät/varastoivat sähköposteja). Palvelimet tekevät sähköposteille testejä, joilla ne luokittelevat sähköposteja hieman kärjistetysti joko spämmiksi tai normaaliksi postiksi. Sähköposti sisältää oikeasti paljon enemmän tietoa kuin kirjoitusikkuna antaa ymmärtää, kuten esimerkiksi teknistä tietoa.
Iso osa testeistä antaa viestille jonkin määrän ns. spämmipisteitä, joiden liiallinen määrä vie viestin roskapostikansioon, mikäli viesti ei ollut jo muista syistä päätymässä sinne. Pisteytysjärjestelmät voivat vaihdella tietokoneiden ja siten myös vastaanottajien välillä. Samoja testejä ei sovelleta aina, ja niitä voidaan tehdä toisistaan riippuen; tietyn testijoukon testien (epä)onnistuminen johtaa toisen testijoukon testien soveltamiseen, mikä voi mahdollisesti johtaa uusiin testeihin jne. Testien sovelluslogiikka ei myöskään ole julkista, koska muuten roskapostittajat voisivat kiertää ne helpommin.
Vastaanottajakohtaisista vaihteluista johtuen asiallinenkin viesti voi siis päätyä joillakin vastaanottajilla roskapostiin, vaikka se yleensä menisi läpi ja itse viestille ei tehtäisi mitään muutoksia.
Miten välttää viestin joutuminen roskapostiin?
Palvelimet tarkkailevat esimerkiksi seuraavia tekijöitä:
- Onko viestissä epäilyttäviä sanoja/fraaseja?
- Onko viestissä liian suuri kuva tekstin määrään nähden?
- Koostuuko viesti vain ja ainoastaan yhdestä kuvasta?
- Onko viestissä epäilyttäviä linkkejä?
- Millainen lähettäjän ns. lähetysmaine on?
Siksi kannattaa ennen lähetystä varmistaa, että viesti on näiltä osin kunnossa.
Erillistä sähköpostitusohjelmistoa käytettäessä edellä mainitsematta jätettyjen teknisempien asioiden tulisi olla kunnossa jo konepellin alla. Ohjelmistotkaan eivät kuitenkaan kykene ihmeisiin, mikäli loppukäyttäjän tuottama sisältö tai lähetysmaine ovat retuperällä. Yksi tärkeimmistä lähetysmainetta ylläpitävistä asioista on ajantasainen, oikeista sähköpostiosoitteista koostuva postituslista, joka koostuu sellaisista vastaanottajista, jotka ovat antaneet suostumuksensa uutiskirjeiden vastaanottamiseen. Kuluttajakaupassa listan tulee olla myös itse kerätty – ostettujen listojen käyttö on laitonta ja lähetysmaineelle haitallista. Viestin sisällössä ja varsinkin otsikossa taas tulee välttää roskapostille ominaisia fraaseja, sekä noudattaa malttia kuvien kanssa. Kaikkea tekstiä ei myöskään kannata rakentaa kuvan sisään.
Vuosien saatossa roskapostittajat ovat tulleet aina vain ovelimmiksi ja röyhkeämmiksi, mikä on taas ruokkinut suodattimien kehitystä. Tämä taas nostaa väärin spämmiksi merkittyjen viestien määrää. Idioottivarmaa reseptiä roskapostisuodattimen välttämiseen ei ole, mutta oikeanlainen, laadukas sisältö sekä postituslistan ajantasaisuus ovat tärkeitä tekijöitä onnistumisen kannalta.